Der Weg ist das Ziel – Projekt Management Phasen

Die Minuten fühlen sich wie Stunden an, während Sie auf den bevorstehenden Abgabetermin für Ihr Projekt starren und die Sekunden langsam vergehen, ohne dass es einen Hinweis darauf gibt, dass es schneller geht. Die scheinbar überwältigende Aufgabe, die vor Ihnen liegt, lässt die Spannung bei den Teammitgliedern und Ihnen selbst steigen. Der Druck baut sich in einer Welle von Stress auf, die schwer zu bewältigen ist.

Das muss nicht so sein – Planung kann einfacher werden, wenn sie effektiv gehandhabt wird. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was es bedeutet, effizient zu arbeiten, indem man dem Fortschritt den Vorrang vor der Perfektion gibt!

Es ist nicht schwer zu sehen, dass Projektmanagement eine wichtige Rolle in vielen Unternehmensprozessen spielt. Ob es sich um kleine oder große Projekte handelt, die Zielsetzung bleibt die gleiche: Ziel, Zeitplan und Budget sollten möglichst effizient gestaltet werden. Allerdings sieht die Realität oft anders aus. Viele Projekte sind unter Zeit-, Budget- oder Zielverlust geführt und enttäuschen so ihre Nutzer.

Die Ursache für dieses Scheitern liegt in der Art und Weise, wie Projekte im Allgemeinen gehandhabt werden. Die meisten Unternehmen haben kein standardisiertes Verfahren für das Management von Projekten und folgen stattdessen einer "ad hoc"-Methode. Dies führt häufig dazu, dass bestimmte Aspekte des Projekts nicht beachtet werden, was letztlich zu dem beschriebenen Ergebnis führt.

Der alternative Ansatz ist ein proaktives und plan basiertes Vorgehen für das Management von Projekten. Dies bedeutet, dass sowohl Konsistenz als auch Effizienz hinsichtlich der Zielsetzung, Zeitplanung und Budgets optimiert werden sollten. Das Ergebnis ist ein höherer Grad an Planungssicherheit und eine bessere Nutzerzufriedenheit mit dem Projektergebnis.

Ein Projektphasenplan ist ein wichtiges Instrument des Projektmanagements, bei dem die Projektphasen in kleinere Schritte unterteilt werden, um das Projekt abzuschließen.

• Er umreißt die Anforderungen des Projekts,

• listet die für das Projekt erforderlichen Ressourcen auf,

• und enthält Prozesse für jeden Schritt, damit alles reibungslos und effizient abläuft.

Projektphasenpläne zeigen auch auf, wann Entscheidungen getroffen werden müssen, wann Aktivitäten beginnen und enden, sowie Berechnungen zur Risikobewertung während der gesamten Projektlaufzeit.

Die Projektplanungsphase ist eine der wichtigsten Phasen des Projektmanagements. In dieser Phase müssen die Projektmanager:

• die Projektziele,

• den Umfang

• und die zu erledigenden Aufgaben festlegen,

• einen Zeitplan erstellen, aus dem hervorgeht, wann die Aufgaben erledigt werden sollen,

• Projektbudgets

• und die für den Abschluss des Projekts erforderlichen Ressourcen ausarbeiten

• sowie Projektspezifikationen und -ziele festlegen.

Wie jeder Projektmanager weiß, kann eine durchdachte und detaillierte Projektplanung dazu beitragen, dass Termine und Budgets eingehalten und gleichzeitig die Kundenanforderungen erfüllt werden.

Projektmanagement kann eine schwierige Aufgabe sein, aber wenn man den richtigen Plan hat, kann es zu einem reibungslosen und effizienten Prozess werden. Hier ist ein Plan, um Ihnen dabei zu helfen, erfolgreich zu sein:

1. Definieren Sie den Zweck und die Ziele des Projekts: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, warum das Projekt gestartet wird und welches Ergebnis erzielt werden soll. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder auf derselben Seite stehen und auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

2. Identifizieren Sie die Ressourcen: Stellen Sie sicher, dass Sie Ressourcen (Zeit, Geld, Personal usw.) haben, um das Projekt abzuschließen.

3. Erstellen Sie einen Zeitplan: Legen Sie klare Meilensteine und Fristen fest und stellen Sie sicher, dass diese eingehalten werden.

4. Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu

Sobald der Zeitplan erstellt ist, müssen den Teammitgliedern Aufgaben zugewiesen werden. Es ist wichtig, die Aufgaben auf der Grundlage der Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder zu verteilen, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient abgeschlossen wird.

5. Stellen Sie Kommunikationskanäle bereit: Schaffen Sie eine Plattform für regelmäßige Updates und Besprechungen mit dem gesamten Team.

6. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen des Fortschritts durch: Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt und Fortschritte macht, müssen regelmäßige Überprüfungen des Fortschritts stattfinden.

7. Seien Sie flexibel: Wenn Änderungen erforderlich sind, seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen und sich an neue Situationen anzupassen.

8. Seien Sie vorbereitet auf Hindernisse und Herausforderungen: Es ist nicht immer möglich vorherzusagen, was passiert oder welche Hindernisse auf dem Weg auftreten können – aber es ist wichtig, vorbereitet zu sein! Denken Sie über mögliche Szenarien nach und stellen Sie sicher, dass Ihr Team befähigt ist zu handeln und die Situation unter Kontrolle zu halten.

9. Feiern Sie Erfolge: Belohnen oder feiern Sie große Erfolge mit Ihrem Team – es ist eine tolle Möglichkeit zur Motivation! Indem man diese Schritte befolgt und sich an der Umsetzung hält, kann man effizientes Projektmanagement betreiben und stets auf dem richtigen Weg bleiben – Der Weg ist das Ziel.

Es gibt zwei dominierende Ansätze für das Projektmanagement, die in der Geschäftswelt häufig verwendet werden: agil und Wasserfall. Beide haben ihre Stärken, aber es gibt auch einige wichtige Unterschiede zwischen ihnen.

Der erste große Unterschied liegt in der Planung und Terminierung. Beim Wasserfall-Projektmanagement wird ein detaillierter Plan erstellt, bevor die Arbeit beginnt. Dieser Plan ist in der Regel starr und unflexibel und lässt wenig Spielraum für Änderungen oder Anpassungsfähigkeit. Im Gegensatz dazu betont das agile Projektmanagement die kontinuierliche Planung und Zusammenarbeit und konzentriert sich darauf, auf Veränderungen in Echtzeit zu reagieren.

Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen diesen beiden Ansätzen ist die Betonung der Einbeziehung des Teams. Bei Wasserfall-Projekten liegt der Schwerpunkt eher auf den einzelnen, bei agilen Projekten hingegen wird das Team als wichtigstes Gut betrachtet. Dies kann zu einer effektiveren Zusammenarbeit und besseren Problemlösungsfähigkeiten der Teammitglieder führen.

Ob Sie sich für agiles oder Wasserfall-Projektmanagement entscheiden, hängt letztlich von Ihren spezifischen geschäftlichen Anforderungen und Zielen ab. Eine Kombination ist auch möglich.

Die Verfolgung des Projektfortschritts kann schwierig und zeitaufwendig sein. Es ist wichtig, eine effiziente Methode zu haben, um zu überwachen, wie viel Arbeit bereits geleistet wurde, wie viel noch zu tun ist und wie lange es dauern wird, das Projekt abzuschließen.

Ein hervorragendes Hilfsmittel hierfür ist das Burn-Down-Diagramm. Mit diesem leistungsstarken Diagramm können Teammitglieder und Führungskräfte den Fortschritt eines Projekts auf einfache Weise visualisieren.

Ein Burn-Down-Chart ist ein Tool der agilen Methodik, das von vielen Teams verwendet wird, um den Fortschritt von Projekten oder Aufgaben zu verfolgen. Es handelt sich dabei um eine grafische Darstellung der verbleibenden Arbeit im Vergleich zur verstrichenen Zeit während der Projektlaufzeit.

Im Wesentlichen zeigt es Ihnen, wie gut Ihr Team bei seinen Aufgaben vorankommt, basierend auf dem Aufwand, den es dafür betreibt. Ziel ist es, dass die Fortschrittslinie (die den Gesamtaufwand darstellt) im Laufe der Zeit „abbrennt“ (abnimmt), wenn die Aufgaben abgeschlossen sind und der Fortschritt bei der Fertigstellung zunimmt.

Die Entscheidung, wann oder ob das Ziel eines Projekts geändert werden soll, kann schwierig sein. Die Projektmanager müssen sich absolut sicher sein, dass es die beste Vorgehensweise ist, bevor sie sich für diese Änderung entscheiden.

Ein Projektmanagement-Phasenplan ist ein hervorragendes Hilfsmittel für Projektmanager, insbesondere während dieses entscheidenden Prozesses. In dieser Phase stellen die Projektmanager fest, ob zusätzliche Recherchen erforderlich sind oder ob realistische Projektziele angesichts der vorhandenen Ressourcen eine realistische Option darstellen.

In dieser Zeit sollten auch die Stakeholder und die am Projekt beteiligten Teammitglieder befragt werden. So können die Projektmanager die Erwartungen der Stakeholder besser einschätzen und sich vergewissern, dass der Umfang und das Ziel des Projekts tatsächlich realisierbar sind.

Letztlich ist es zwar wichtig, bei den Projektzielen flexibel zu sein, aber Änderungen sollten nicht leichtfertig vorgenommen werden und müssen die geltenden Projektmanagementprozesse einhalten.

Projektmanagement kann schwierig sein, wenn man die Fallstricke nicht kennt und nicht weiß, wie man sie vermeiden kann.

Ein weiterer häufiger Fehler im Projektmanagement ist die schlechte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Schlechte Kommunikation kann zu Verwirrung führen, was wiederum zu Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben oder sogar zu einem völligen Scheitern des Projekts führen kann.

Um dies zu verhindern, sollten Sie eine klare Befehlskette innerhalb Ihres Teams einrichten, damit jeder weiß, an wen er seine Fortschritte oder Probleme melden muss. Ferner sollten regelmäßige Besprechungen zwischen den Teammitgliedern stattfinden, damit alle über den Stand des Projekts und notwendige Änderungen informiert sind.

Ein weiteres Problem für viele Projektmanager ist eine schlechte Ressourcenplanung. Viele Projekte scheitern aufgrund einer unzureichenden Zeit- oder Budgetplanung, was zu Verzögerungen bei der Fertigstellung oder zu überhöhten Ausgaben führen kann.

Wenn Sie es richtig machen wollen, müssen Sie vor Beginn des Projekts eine genaue Schätzung der benötigten Ressourcen vornehmen und wissen, wie lange jede Aufgabe dauern sollte.

Führen Sie außerdem während des gesamten Projektverlaufs regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team durch, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden. 

Schließlich ist die fehlende Rechenschaftspflicht ein weiteres großes Problem im Projektmanagement. Ohne Rechenschaftspflicht können weder die Teammitglieder noch die Projektleiter wissen, ob ihre Arbeit fristgerecht oder innerhalb des Budgets abgeschlossen wurde.

Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie für jede Aufgabe bestimmte Meilensteine festlegen, damit Sie den Fortschritt leicht verfolgen und die Mitarbeiter für ihre Arbeit zur Verantwortung ziehen können.

Am Ende des Tages kommt es darauf an, dass das Projekt effizient und effektiv durchgeführt wird. Und da kommen Kanban und Scrum ins Spiel. Durch den Einsatz dieser bewährten Methoden können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Dinge schnell und einfach erledigen.

Wenn Sie mehr über diese beiden Frameworks erfahren möchten, sollten Sie sich unseren Mikrokurs zu Kanban und Scrum ansehen. So können Sie noch heute mit einem effizienten Projektmanagement beginnen!