E-Mails automatisch sortiert, Rechnungen zum Verbuchen vorbereitet, Antworten vorformuliert – und jede Entscheidung bleibt bei Ihnen. Kein Datensatz verlässt Ihr Haus, keine Cloud-Kompromisse, volle DSGVO-Konformität. So gewinnen Sie täglich Zeit für das, was Ihr Betrieb wirklich braucht.
Projekt auf einen Blick
- Unternehmen: LECLERE Solutions GmbH, Bremen
- Branche: Mittelstand und Handwerk, B2B
- Unternehmensgröße: KMU
- Projektfokus: KI-gestützte E-Mail-Automatisierung und Postfachorganisation
- Betrieb im Einsatz: täglich, laufend
Ausgangssituation
Angebotsanfragen zwischen Newslettern, Lieferantenrechnungen zwischen Systemmeldungen, eine Behördenfrist begraben unter Werbung: Das Postfach frisst Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
- 30–80 E-Mails täglich sichten, sortieren und beantworten kostet schnell eine Stunde pro Tag.
- Über 200 Stunden im Jahr – bei Geschäftsführer- oder Büroleitungs-Stundensätzen ein fünfstelliger Betrag.
- Kein System dahinter: Wissen und Zuständigkeit hängen an einzelnen Personen.
Die Herausforderung
Der manuelle Umgang mit dem Postfach bremst den Betrieb an mehreren Stellen:
- Hoher Zeitaufwand: Routinearbeit bindet Kapazitäten, die im Kerngeschäft fehlen.
- Echtes Risiko: Die eine übersehene Frist, das eine unbeantwortete Angebot.
- Fehlende Struktur: Wichtiges geht unter – nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus schierem Volumen.
Gesucht war eine Lösung, die das Postfach zuverlässig entlastet – ohne dass eine einzige E-Mail das Haus verlässt und ohne Cloud-Abhängigkeit.
Die Lösung / So funktioniert es
Sie öffnen morgens ein einziges Übersichtsblatt statt des vollen Posteingangs. Darauf steht nur, was Sie wirklich brauchen:
- Sortieren: Das System trennt Wichtiges von Rauschen – Angebotsanfragen, Rechnungen, Termine kommen sofort oben an.
- Empfehlen: Dringendes wird markiert, die nächsten Schritte werden vorgeschlagen.
- Entwerfen: Fertige Antwortentwürfe liegen bereit – freigegeben wird ausschließlich von Ihnen.
Wie viel das System pro Mail-Typ selbstständig erledigen darf, bestimmen Sie per Schalter – jederzeit änderbar. Und mit jeder Korrektur lernt es dazu.
Drei Beispiele aus dem Alltag:
- Angebotsanfrage: erkannt, als dringend markiert, Antwortentwurf liegt bei – lesen, anpassen, ein Klick.
- Lieferantenrechnung: gelesen und bereits im Buchhaltungsimport, ohne manuelle Erfassung.
- Terminanfrage: kommt mit Antwortvorschlag zurück, inklusive zwei real freier Zeitfenster aus Ihrem Kalender.
Ergebnisse
Das System läuft täglich bei LECLERE Solutions GmbH in Bremen – kein Konzept, sondern gelebter Alltag:
- Über 2.200 E-Mails bereits verarbeitet
- Rund 98 % automatisch korrekt einsortiert – mehr als die Hälfte davon über einfache, nachvollziehbare Regeln ganz ohne KI-Aufruf
- Von einer Stunde auf wenige Minuten gezielter Entscheidungen täglich reduziert
- DSGVO-konform auf eigener Hardware: Keine E-Mail verlässt das Unternehmen, kein Cloud-Kompromiss
Zentrale Erkenntnis
Der Schlüssel liegt nicht in der Technik allein – sondern darin, schrittweise einzuführen und jede Stufe im Alltag zu beweisen, bevor die nächste kommt.
Klein anfangen, Nutzen messen, dann ausbauen. So bleibt jeder Schritt überschaubar – und zahlt sich vom ersten Tag an aus.
Learnings für KMU
- Am echten Problem ansetzen: Das Postfach ist für viele Betriebe eine unterschätzte Zeitfalle – genau dort lohnt der erste Schritt.
- Schrittweise vorgehen: Erst sortieren, dann empfehlen, dann entwerfen. Kein Alles-auf-einmal.
- Kontrolle behalten: Das System macht Vorschläge – jede Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- Datensicherheit von Anfang an: Keine Cloud-Abhängigkeit, DSGVO-konform auf eigener Hardware.
- Nutzen sofort sichtbar machen: Wenn eine Stunde täglich freiwird, merkt es jeder – das schafft Vertrauen in die nächsten Schritte.
Ihr nächster Schritt
Wie viel Postfach-Zeit steckt in Ihrem Betrieb? In einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch rechnen wir es gemeinsam durch – und Sie sehen das System live an unserem eigenen Postfach.
Jetzt starten: Machen Sie den kostenlosen KI-Readiness-Check auf leclere-solutions.com.
Jean-Claude Leclère · LECLERE Solutions GmbH, Bremen · info@leclere-solutions.com
