Ein mittelständischer Anbieter von Verpackungslösungen verlor täglich wertvolle Zeit durch manuelle Belegerfassung und verstreutes Wissen. Dieser Use Case zeigt, wie zwei einfache KI-Lösungen den Alltag spürbar entlasteten – und das Team fit für die nächsten Schritte machten.
Projekt auf einen Blick
- Unternehmen: Mittelständischer Anbieter von Verpackungslösungen
- Branche: Industrie, B2B
- Unternehmensgröße: KMU
- Projektfokus: Digitale Transformation durch KI-gestützte Prozessoptimierung
- Projektdauer: ca. 7 Monate
Ausgangssituation
Der Betrieb kämpfte mit einem Problem, das viele KMU kennen: zu viel Zeit für Verwaltung, zu wenig für das Kerngeschäft.
- Manuelle Belegerfassung: Täglich wurden hunderte Belege von Hand erfasst – zeitaufwändig und fehleranfällig.
- Verstreutes Wissen: Informationen lagen über unzählige Dokumente, Ordner und E-Mails verteilt.
- Informationsverluste: Viele parallele Kommunikationskanäle sorgten für Lücken und Missverständnisse.
- Kaum KI-Erfahrung: Rund 90 % der Mitarbeitenden hatten bisher keinen Berührungspunkt mit dem Thema KI.
Die Herausforderung
Der manuelle Alltag bremste das Unternehmen an mehreren Stellen:
- Hoher Zeitaufwand: Routinearbeit band Kapazitäten, die im Kundengeschäft fehlten.
- Fehlerquellen: Manuelle Eingaben führten zu Tippfehlern und inkonsistenten Daten.
- Lange Suchzeiten: Relevante Informationen zu finden, dauerte oft viel zu lange.
- Berührungsängste: Ein neues Thema wie KI weckte Unsicherheit im Team.
Gesucht war ein Ansatz, der Prozesse entlastet – ohne die Belegschaft zu überfordern.
Die Lösung / So funktioniert es
Im Rahmen eines INQA-Coachings entstand die Lösung Schritt für Schritt – partizipativ, testbar, alltagstauglich. Das Team arbeitete eigenverantwortlich und entwickelte die Lösungen selbst, über drei klare Phasen:
1. Konzeptionsphase\
Ein interdisziplinäres Team entwickelte zwei konkrete Lösungsansätze und prüfte beide auf technische Machbarkeit, Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit:
- Automatisierung der Belegerfassung per OCR-Technologie
- Aufbau einer Wissensdatenbank mit KI-Chatbot
2. Prototypen-Entwicklung\
Aus den Konzepten wurden funktionsfähige Prototypen:
- Die Belegautomatisierung liest eingehende Belege ein und überträgt die Daten direkt ins ERP-System.
- Die Wissensdatenbank liefert per Chat-Eingabe schnelle Antworten zu Prozessen, Produkten und Abläufen.
3. Weiterentwicklung und Verstetigung\
Beide Systeme wurden gezielt ausgebaut:
- Die Belegautomatisierung erkennt jetzt Fehler und leitet sie an die zuständige Person weiter.
- Die Wissensdatenbank erhielt zusätzliche Funktionen wie Dokumentenversionierung.
- Ein Dashboard überwacht laufend die Qualität der KI-Antworten.
- Verbindliche KI-Leitlinien regeln den verantwortungsvollen Einsatz im Betrieb.
Ergebnisse
Schon während des Projekts zeigte sich klarer Nutzen:
- Höhere Effizienz: Deutlich weniger manuelle Belegerfassung – freie Kapazität für wertschöpfende Aufgaben.
- Weniger Fehler: Automatisierte Erfassung sorgt für konsistente, verlässliche Daten.
- Schnellerer Wissenszugriff: Informationen sind in Sekunden verfügbar – ohne langes Suchen.
- Bessere Zusammenarbeit: Die Wissensdatenbank vernetzt das Team und schließt Informationslücken.
- Kompetenzaufbau: Das Team kann KI heute selbst nutzen und weitere Digitalisierungsprojekte anstoßen.
- Vertrauen in Technologie: Transparenter, verantwortungsvoller Einsatz baute Berührungsängste nachhaltig ab.
Zentrale Erkenntnis
Der Erfolg kam nicht aus einem großen, abstrakten Digitalisierungsprojekt – sondern aus kleinen, konkreten Lösungen, die schnell Wirkung zeigten.
Entscheidend war die partizipative Arbeitsweise: Wer früh mitgestaltet, übernimmt Verantwortung – und trägt die Veränderung.
Learnings für KMU
- An echten Problemen ansetzen: Starten Sie dort, wo der Aufwand im Alltag wirklich drückt.
- Klein und konkret beginnen: Ein überschaubares Projekt zeigt schneller Wirkung als ein Großvorhaben.
- Team früh einbinden: Mitgestaltung schafft Akzeptanz und baut Ängste ab.
- Kompetenz aufbauen: Wenn Mitarbeitende KI verstehen, treiben sie die nächsten Schritte selbst voran.
- Verantwortung klar regeln: Klare Leitlinien schaffen Vertrauen in neue Technologien.
Ihr nächster Schritt
Digitalisierung muss nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Schritten machen Sie Ihre Prozesse effizienter, entlasten Ihr Team und gewinnen wieder Zeit für das, was zählt – Ihre Kunden.
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