Das Kanban-Board – einfach und effizient

Die Entstehung und Entwicklung von Kanban haben wir hier beschrieben: Kanban: von der Produktionssteuerung zur agilen Methode.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dem wichtigsten Werkzeug im Kanban: dem Kanban-Board. Mittlerweile gibt es neben der klassischen physischen Tafel auch verschiedene digitale Versionen. Sie funktionieren nach demselben Prinzip. Es hängt vom Geschäftsmodell und der Arbeitsumgebung ab, welche Form sich im Unternehmen besser eignet. Im Folgenden erfahren Sie, wie das so genannte Kanban-Board bzw. die Tafel funktioniert und welchen Nutzen es für Unternehmen hat.

Kanban ist ein japanischer Begriff. Er besteht aus zwei Wörtern: kan = „Signal“ und ban = „Karte“. Ein Kanban bzw. eine Signalkarte steht für eine zu bearbeitende Aufgabe. Das Kanban-Board oder die Tafel ist also das Werkzeug, mit dem die Aufgaben und Bearbeitungsstände visualisiert werden können. Dafür werden die Karten an die Tafel gesteckt.

Es ist wichtig, dass alle am Prozess beteiligten Personen Zugang zum Board haben. Dadurch sind die Abläufe und der Fortschritt des Projektes zu jederzeit und für jedes Projektmitglied transparent nachvollziehbar. Der Nutzen dieser Form der Visualisierung ist:

• Transparenz für alle Teammitglieder
• Überblick über alle Arbeitsabläufe erhalten
• Engpässe und Probleme frühzeitig erkennen
• Kapazitäten optimal auslasten durch Pull-Prinzip
• Höhere Motivation der Teammitglieder
• Bessere Arbeitsergebnisse

Das Kanban-Board besteht aus Zeilen und Spalten, die die jeweiligen Aufgaben anzeigen und gleichzeitig auch den Stand der Bearbeitung abbilden.

Die Spalten zeigen die Arbeitsschritte an. Auf den Karten wird die Aufgabe notiert. Die Karten werden je nach Bearbeitungsstand in die entsprechende Spalte des Boards einsortiert. Das Besondere an der weiteren Bearbeitung ist, dass das Board genauso dynamisch ist wie der Prozess. Die Karten durchlaufen nämlich den gesamten Prozess am Board.

Der Prozess beginnt auf der linken Seite des Boards und dort wird auch die Karte das erste Mal angesteckt. Häufen sich zum Beispiel Karten in einem Arbeitsschritt, zeigt das sehr anschaulich, dass es ein Problem im Workflow gibt und Handlungsbedarf besteht. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, befindet sich die Karte auf der rechten Seite des Boards.

Grundsätzlich sind beide Arten für die Visualisierung des Prozesses geeignet. Es ist einfach in der Handhabung, flexibel umsetzbar und kostengünstig. In der online Version gibt es kostenfreie und kostenpflichtige Angebote. Die Kosten hängen meist von der Anzahl der Nutzer ab.

Da das physische Board allerdings so zentral platziert sein muss, dass alle Teammitglieder es ansehen und auch bearbeiten können, eignet es sich eher für kleine Teams, die an einem zentralen Ort arbeiten. Dezentrale Teams oder sehr große Teams greifen daher eher auf die online Version zurück.

Es lohnt sich für jedes Unternehmen die eigenen Prozesse zu visualisieren, um Abläufe effizienter zu gestalten und Probleme frühzeitig zu erkennen. Außerdem fördert es die Motivation, durch das befriedigende Gefühl mitzuerleben, wie Aufgaben erledigt werden. Zusätzlich wird durch Kanban eine Überlastung einzelner Mitarbeiter verhindert.

Ist Kanban eine geeignete Methode für Sie? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen bei der Implementierung! Am bestern vereinbaren Sie gleich hier einen Online-Termin.