Das Pareto-Prinzip: Die 80/20 Regel und das Zeitmanagement

Eine bekannte Methode des Zeitmanagements ist das so genannte Pareto-Prinzip. Dabei handelt es sich nicht, wie bei vielen anderen Methoden, um eine reine Zeitmanagementmethode. Es ist vielmehr ein allgemeingültiger Ansatz, der sich auf unterschiedliche Bereiche unseres Lebens und unseres Wirtschaftssystems übertragen und anwenden lässt. Einer davon ist das Zeitmanagement. In diesem Artikel erfahren Sie, warum das Prinzip auch 80/20 Regel genannt wird und wie Sie diese effektiv für Ihr individuelles Zeitmanagement nutzen können.

Entdecker und Namensgeber des Pareto-Prinzips war der italienische Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto. Während seiner Studien entdeckte er, dass die Einkommensverteilung in Italien in einem Verhältnis von 80:20 stand. Das bedeutet, dass 80% des vorhandenen Vermögens nur 20% der Bevölkerung gehörte. Überwältigt von dieser Entdeckung forschte er weiter und stellte fest, dass sich dieses Verhältnis in vielen gesellschaftlichen, unternehmerischen und privaten Bereichen wiederfindet. Auch im Zeitmanagement.

Grundlage, um das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement anzuwenden ist eine Priorisierung der Aufgaben. Denn es besagt, dass 80% des Ergebnisses mit nur 20% der aufgewendeten Zeit erreicht werden. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die restlichen 20% des Ergebnisses 80% der aufgewendeten Zeit benötigen. Es handelt sich also um eine Methode, die auf eine grundsätzliche Erledigung der wichtigen Aufgaben abzielt und keine Perfektion anstrebt.

So funktioniert der Ablauf im Arbeitsalltag:

• To-do-Liste erstellen
• Das Ziel definieren
• Prioritäten in Bezug auf das Ziel setzen

Sollte es Ihnen schwerfallen, Prioritäten zu setzen, können Sie das Pferd auch von hinten aufzäumen. Erstellen Sie dafür eine Not-To-do-Liste. Daran erkennen Sie, welche Aufgaben Sie ablenken und damit klassische Zeitfresser sind. Außerdem sollten Sie mit den wichtigen Aufgaben gleich zu Beginn des Arbeitstages anfangen. Erstens sind Sie morgens in der Regel produktiver als am Nachmittag, weil sie frisch und konzentriert in den Tag starten. Zweitens ergeben sich im Laufe des Tages erfahrungsgemäß häufiger Ablenkungen durch Kunden oder Kollegen.

Wer das Pareto-Prinzip anwendet, darf nicht nach Perfektion streben. Es geht darum den Arbeitstag, mit der zur Verfügung stehenden Zeit, effizient zu gestalten. Die wichtigen Aufgaben müssen erledigt werden, um das Ziel zu erreichen. Der Rest, der weniger wichtig ist und weniger Konzentration erfordert, kann erledigt werden, sofern noch Zeit übrig ist. Da die Priorisierung ein wichtiges Element ist, sollten Sie diese regelmäßig überprüfen. Behalten Sie die Ziele Ihres Unternehmens im Blick und richten die Aufgaben darauf aus.

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