Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Es gibt sehr viele verschiedene Methoden und Werkzeuge im Zeitmanagement. Jede Methode hat ihre individuellen Vor- und Nachteile hinsichtlich Anwendbarkeit und Aufwand. Auch persönliche Vorlieben des Anwenders entscheiden darüber, ob eine Methode eingesetzt wird und funktioniert oder nicht. Es ist also hilfreich, möglichst viele verschiedene Methoden kennenzulernen, um daraufhin die Methode herauszufinden, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt. Nach dem Timeboxing mit Pomodoro Technik stellen wir Ihnen in diesem Artikel die Eisenhower-Matrix vor.

Die Eisenhower-Matrix wird auch Eisenhower-Prinzip genannt. Sie gehört zu den Klassikern des Zeitmanagements und geht auf Dwight D. Eisenhower zurück.

Dabei handelt es sich um ein Werkzeug, das durch Priorisierung der anstehenden Aufgaben den Arbeitsalltag effizienter gestaltet. Sie bietet gute Anwendungsmöglichkeiten bei knappen Ressourcen. Die Matrix arbeitet mit zwei Kategorien:

• Wichtigkeit
• Dringlichkeit

Daraus ergeben sich vier verschiedene Kombinationsmöglichkeiten, die durch die Aufgabentypen A bis D dargestellt werden. Folgende Grafik veranschaulicht wie simpel die Matrix trotz ihrer erstaunlichen Wirkung ist:

Bei diesen ist sofortiges Handeln von Ihnen selbst gefordert. Die Aufgaben müssen Sie also direkt heute bearbeiten. Beispiele sind Aufgaben, die Ihre Kompetenz benötigen und dringende Deadlines haben oder entstandene Probleme, die gelöst werden müssen.

Diese Aufgaben sind wichtig und dürfen deshalb nicht aus dem Blick verloren gehen. Das sind zum Beispiel häufig strategische Themen, die gerne auf die lange Bank geschoben werden. Auch wenn sie nicht allzu dringlich sind, sollten Sie sich der Wichtigkeit dennoch bewusst sein und einen verbindlichen Termin zur Erledigung setzen.

Das sind zum Beispiel Routineaufgaben, die erledigt werden müssen. Sie erfordern nicht Ihre besondere Aufmerksamkeit und können deshalb delegiert werden. Die Ausführung sollte aber dennoch von Ihnen überwacht werden.

Das sind die Zeitfresser, die wahrscheinlich jeder in seinem Arbeitsalltag hat. Manchmal ist es auch eine willkommene Abwechslung, sich darum zu kümmern, es bringt Sie aber nicht weiter. Am besten lassen Sie diese Aufgaben ganz sein. Wenn sie eventuell später wichtig werden könnten, legen Sie diese ab.

Durch die Anwendung der Matrix ergeben sich folgende Vorteile:

• Methode ist nicht aufwendig und kann sofort umgesetzt werden.
• Zeitfresser lassen sich identifizieren.
• Man erkennt, welche Aufgaben delegiert werden können.
• Durch die Gewichtung der Aufgaben können Mitarbeiter effizienter eingesetzt werden.

Wie jede Methode hat auch diese Nachteile:

• Die Einteilung ist manchmal gar nicht so leicht. Wie wichtig ist eine Aufgabe wirklich im Gesamtzusammenhang? Aufgaben können deshalb fälschlicherweise delegiert werden.
• Im Arbeitsalltag ist trotzdem ein Aufgabenstau wahrscheinlich, weil die Verteilung der Aufgaben nicht gleichmäßig über alle Bereiche ist.
• Prioritäten können sich verschieben, dafür ist eine Überwachung der Einteilung erforderlich.
• Die Matrix hat Ihre Grenzen bei sehr komplexen Aufgaben.

Die Eisenhower-Matrix ist ein leistungsfähiges Instrument für das Aufgabenmanagement, aber sie ist nicht ohne Nachteile. Ob die Eisenhower-Matrix das Richtige für Sie ist, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben und Ihrem Arbeitsstil ab. Wenn Sie nach einer Alternative zur Eisenhower-Matrix suchen, sollten Sie sich unseren Mikrokurs zur GTD-Methode ansehen. Dieser Kurs stellt eine flexible Methode vor, die mit der Komplexität der heutigen Welt umgehen kann. Ganz gleich, welches System Sie verwenden, denken Sie daran, dass es am wichtigsten ist, ein System zu finden, das für Sie funktioniert.