Zeitmanagement: Timeboxing mit Pomodoro Technik

Je umfangreicher die Aufgabenbereiche werden, desto größer wird das Bedürfnis nach einer funktionierenden Methode zum Selbst- beziehungsweise Zeitmanagement. Die Methode des Timeboxing, angewendet auf Basis der Pomodoro Technik, führt zu einer effizienten Erledigung von zuvor geplanten Arbeitspaketen innerhalb einer festgelegten Zeit.

Timeboxing ist eine Methode, die ursprünglich aus der Projektplanung stammt. Dabei werden vor Beginn der Arbeit die zu erledigenden Aufgaben festgelegt und priorisiert. Zusätzlich werden feste Zeitblöcke für die Bearbeitung der einzelnen Aufgaben festgelegt. Schreiben Sie die Aufgaben auf einen Zettel oder notieren Sie diese in einem digitalen Planungstool.

Zur Bestimmung des Zeitfensters wird die Pomodoro Technik angewendet. Die Methode des Zeitmanagements wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt. Die Grafik veranschaulicht den Ablauf einer so genannten Session.

Eine Session besteht aus 4 Arbeits- oder Konzentrationsintervallen. Jedes Arbeitsintervall dauert 25 Minuten. Im Anschluss folgen 5 Minuten Pause. Nach dem vierten Intervall folgt eine 30-minütige Pause, bevor die nächste Session beginnt. Die Zeit muss zuverlässig gemessen werden, zum Beispiel mit einem Wecker, einer Küchenuhr oder einem Timer im Handy. Wichtig für den Erfolg dieser Methode ist die vollständige Fokussierung auf ein Thema während des gesamten Intervalls. Die 5-minütige Pause muss zum Abschalten genutzt werden. Verlassen Sie dafür Ihren Arbeitsplatz und bewegen sich etwas, kochen Kaffee oder schnappen frische Luft. Tun Sie genau das, was Sie in dem Moment brauchen, um sich vom Thema abzulenken. So starten Sie frisch ins nächste Intervall.

Timeboxing mit Pomodoro Technik hat zum Ziel die Unterbrechungen zu reduzieren. Die dazwischenkommenden Aufgaben werden von Ihnen priorisiert und zu einem späteren Zeitpunkt erledigt.

Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass sie innere Widerstände verringert. Die entstehen häufig, wenn eine Aufgabe zu groß oder zu komplex auf uns wirkt. Wir scheuen uns dann mit der Bearbeitung zu beginnen, da wir das Ende nicht absehen können. In kleine Arbeitspakete aufgeteilt, wirkt die Aufgabe nicht mehr so mächtig auf uns und es fällt leichter, anzufangen.

Diese Vorgehensweise hat folgenden Nutzen:

• Sie fokussieren sich auf ein Thema, Multitasking wird verhindert.
• Ihre Arbeitsweise ist wesentlich effizienter.
• Sie können sich besser konzentrieren und machen dadurch weniger Fehler.

Haben Sie bereits Erfahrung mit Timeboxing oder mit welcher Zeitmanagementmethode arbeiten Sie? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen. Weitere bekannte Methoden sind: das Pareto Prinzip, die ALPEN-Methode und die Eisenhower Matrix.

Sind Sie noch auf der Suche nach einer geeigneten Methode, dann sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam erarbeiten wir Ihre individuelle Lösung - Leclere Solutions aus Bremen.